Come bruciamo il nostro tempo e come evitare di farlo.
Possiamo fare più cose contemporaneamente se si tratta di azioni semplici, come fare una passeggiata mentre ascoltiamo musica e leggiamo le e-mail o i messaggi su whatsapp; ma se dobbiamo fare qualcosa di importante e complesso, attività a cui siamo particolarmente interessati o che hanno impatto sul tempo di altre persone , è probabile che serva tutta la nostra attenzione.
Il nostro cervello in questo non ci è molto d’aiuto, in particolare quello primitivo, che ci porta ad essere soggetti alle distrazioni; si tratta di una sorta di difesa.
In effetti, un tempo, ogni nuova informazione poteva essere utile per la sopravvivenza.
Oggi però siamo assediati da stimoli, e questa modalità pre-impostata del nostro cervello in realtà non ci giova: si sta rendendo necessario creare delle abitudini che possano governare gli automatismi del nostro cervello.
La Ricerca
È dimostrato scientificamente (https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf, qui se volete scaricare una sintesi dello studio condotto dalla Irvine University della California in collaborazione con la Humboldt Universität di Berlino), che passare da un’attività all’altra fa aumentare considerevolmente il tempo necessario a fare le cose, perché tornare a concentrarsi su un compito interrotto costa in media 23 minuti.
Ancora peggiori sono le conseguenze del multitasking abbinato alla tecnologia. Secondo uno studio dell’Università del Sussex, sovrapporre l’uso dei terminali elettronici colpisce il nostro cervello a livello fisiologico e ne altera le prestazioni.
I ricercatori hanno scoperto che il cervello di chi usa il cellulare per leggere o giocare mentre guarda la tv ha un abbassamento della densità nella corteccia cingolata anteriore, area deputata all’empatia, alle emozioni e al controllo cognitivo.
Gli strumenti di Coaching
Uno dei primi elementari strumenti che come professionisti proponiamo nelle sessioni di Coaching quando si lavora sulla gestione di attività è la matrice di Eisenhower.
Riassumendo lo strumento (che in sessione viene presentato, elaborato, personalizzato ed adeguatamente inserito nelle abitudini quotidiane), il protocollo di Eisenhower classifica le nostre attività quotidiane in:
importanti e urgenti; non urgenti ma importanti; non importanti ma urgenti; non importanti né urgenti.
Sulla base delle classificazioni elaborate, supportiamo i nostri clienti nelle decisioni relative da prendere.
Il concetto chiave è che possiamo trasformare le informazioni e le attività in eventi gestibili, usando le nostre energie in modo efficace ed efficiente, portando dei concetti di economia e gestione organizzativa, nella nostra quotidianità e nei processi meramente “umani”.
La prima operazione da cui partiamo è quella di categorizzare “le cose da fare”, basandoci sulle teorie di Miller e le cosiddette tecniche di Chunking, – tenendo sempre presente che il cervello, superate le 6/7 opzioni, semplicemente decide di non scegliere – .
Il metodo del chunking parte proprio dal riconoscere che possiamo concentrarci soltanto su un numero limitato di cose in un dato momento. Il nostro cervello fa chunking continuamente per memorizzare.
Per questo motivo prima di tutto facciamo creare ai clienti liste brevi per categoria, procedendo poi alla stima realistica del tempo necessario a svolgere il compito; ed infine, alla stimolazione dell’ordine di priorità.
Sarebbe ideale se la lista delle cose da fare fosse tenuta in ordine, aggiornata e gestita, e soprattutto accompagnata da un regola base tipica del nostro modello di coaching:
” non pianificate la vostra giornata per oltre il 70% del vostro tempo, incluse le attività extra lavorative; tenetevi sempre un 30% di tempo “cushion moments”, un tempo cuscino totalmente libero su cui poter contare durante la vostra giornata”.
Questo frame protocollare è basato sul concetto che – avere troppo da fare – pur se si tratta di un fare piacevole e dedicato alle nostre passioni, genera comunque stress.
I Tips
In effetti solo poche cose urgenti sono davvero importanti, ma ci assediano e, complice anche la tecnologia, minacciano la qualità della nostra vita e del nostro lavoro.
Fare più cose contemporaneamente non è una soluzione, anzi, è un modo per aumentare i problemi; mentre stabilire un ordine e una tempistica chiari, rappresenta un valido aiuto per raggiungere gli obiettivi.
Prima di chiudere, vorremmo proporvi una delle modalità per fare un buon chunking bites, per un piano di allenamento nella gestione delle attività, minimizzando il rischio di produrre stress psico-fisico.
Oltre all’inflazionatissima, ma efficace matrice di Eisenhower, provate a personalizzare uno schema, declinando il vostro fare nei seguenti 7 chunks:
- Attività che proprio non puoi permetterti di dimenticare;
- Attività che devi fare entro il giorno / o che hanno una scadenza fissa;
- Nuove abitudini da sviluppare come un regolare esercizio fisico;
- Passi intermedi verso obiettivi relativamente più grandi;
- Compiti banali, ma importanti per il tuo equilibrio;
- Promesse che hai fatto ad altre persone / Risposte che stai aspettando da altri;
- Attività che hai delegato ad altri.
Chi come noi si occupa di Coaching ed Empowerment su individui ed organizzazioni, non ha mai la presunzione di fornire soluzioni standard per lo sviluppo di produttività e benessere sostenibile delle persone; anzi, promuove l’unicità dell’individuo, il rispetto della diversità, l’apprendere nello stare insieme sistemico e la produzione di valore che da questo scaturisce.
Tuttavia, considerate le recenti scoperte, consideriamo un bene il portare la Psicologia e la Neuroscienza nelle prassi di gestione delle attività, convinti che, conoscere sempre più profondamente il funzionamento dei nostri processi cognitivi, possa in qualche modo portare beneficio e sostenibilità emotiva, miglioramento organizzativo, nonché valore al benessere ed equilibrio sociale diffuso.
Davide Etzi
davide.etzi@humanev.com
Se volete approfondire il tema della gestione del tempo e della pianificazione strategica della attività scrivete a info@humanev.com
